アンケートや参加可否を知りたいのに・・・

社員旅行では、アンケートや参加希望調査など、期限までに回答をもらわなければ、旅行計画が立てられなかったり、参加人数が把握できなかったりと、旅行の準備に支障が出てしまうことがあります。

どうしたら、社員に提出期限を守ってもらい、旅行の幹事の仕事をスムーズに進めることができるでしょうか。原因と対策をまとめました。

なぜ期限を守らないのか

期限を守らない社員は、何が原因で守ってくれないのでしょうか。

社員の性格社員の性格が原因で、守れないことがあります。スケジュール管理がうまくできず、急ぎの仕事でも先延ばしにします。このような社員は、普段の仕事でも期限を守らないことが多く、同僚や取引先に迷惑をかけています。本人が自覚していても、なかなか守れないのが現状です。

仕事が忙しいプロジェクトをいくつも抱えて、とても忙しくしている社員は、ついついアンケートや調査については、たかが旅行と後回しにしてしまいがちです。

失念していた他の仕事に気を取られて、アンケート自体を忘れていることもあります。机の上が散らかっていて、他の書類の下に埋もれてしまっているのかもしれません。

旅行に興味がない社員旅行自体に興味がなく、アンケートに記入する気になれない社員もいます。

アンケートが面倒くさいアンケーの記入項目が多く、記入することが面倒に感じている社員もいるでしょう。

アンケートを早く回収したいとき

アンケートの前に、全社員に社員旅行があることや、自分が幹事になったこと、旅行の計画のためにアンケートが必要なこと、協力してほしいことなどを呼びかけます。

アンケートの内容を工夫するアンケートの回答にあまり時間をかけなくても済むように、アンケーの記入項目を少なくします。例えば、質問は選択肢を設け、選ぶだけで回答できるようにします。

書きたいことがある社員もいるので、自由記述欄を設け、記入は任意にします。社内メールを利用すると、答える方の面倒くささがなくなります。

アンケートの期限はいつが良い？最終提出期限の3日～1週間前に期限を設定しておくと、催促する余裕ができます。特に守れない社員には、更に3日ほど前に期限を設定します。

頻繁に声がけを！期限が過ぎたら、頻繁に声がけをしましょう。遠慮はいりません。明るく丁寧に、堂々と催促しましょう。

ただし、アンケートが回収できないと、不満や文句を言ってはいけません。協力してくれなくなる可能性があります。提出されていないという事実を述べ、「旅行アンケートの件ですが、まだ提出していただいていないので、至急ご記入をお願いできますか。」と、協力をお願いするようにしましょう。

提出期限を考えてもらういつ提出できるのか考えてもらうのも良い方法です。自分の言葉には、責任を感じてくれます。

「アンケートに、ご記入していただきたいのですが。いつまでならできますか。」と聞き、その日に必ず取りに行きます。1回でダメなら2回と訪問しましょう。あくまでも友好的に伝えるのが大切です。回答がもらえたら、「ご協力、ありがとうございました。参考にさせていただきます。」と、お礼もきちんと言います。

アンケートは最終期限が過ぎ、ある程度集まったら、集計してもかまいません。

参加不参加の調査の場合

参加、不参加を調べるときは、社内メールか、回覧で名簿にチェックする方法をとります。期限が来ても回答が記入されていない社員には、答えを直接聞いて回るのが良いでしょう。

その際には、「今度の社員旅行にご参加いただけますか。」と、参加をお願いする口調で聞いてみましょう。考慮中と答えた社員には、仲の良い社員の名を上げて、「○○さんも参加されるそうです。」「お楽しみに○○があります。」と、行きたくなるような情報を伝えます。

それでも迷っているようなら、日を改めて聞きに行きます。参加不参加は、最後の一人までしっかり確認しましょう。

まとめ

アンケートや参加可否の調査に関する期限は、あらかじめ余裕を持って設定します。期限が過ぎたら、根気強く頻繁に声をかけに行きましょう。回答が得られるまで、使命感を持って訪問します。これで、提出期限が守られなくて、旅行の企画に支障が出ることは減るでしょう。

（画像は写真ACより）