社員旅行の参加者はいつまでに確定させればいい？

国内なら旅行の1ヵ月前、海外なら3ヵ月前

参加人数の決定は早ければ早い方幹事としては助かります。

宿泊施設の確保やバス等の席の割り振りなどが早い段階で決めていけるので、ゆとりをもって計画を立てられるからです。ですがあまりに早い時期に人数を決めてしまうと、業務の都合や突発的な事情で、参加予定だった人が参加できなくなるなどといった人数変更が出てくる可能性が高いというデメリットもあります。

では、最終決定はいつごろまでにするのが良いのかというと、キャンセル料が発生するタイミングを最低ラインと考えましょう。団体旅行は、国内旅行であれば旅行の1ヵ月前、海外旅行なら3ヵ月前までが概ねの期限です。

ただし、代理店や宿泊施設、利用施設によりキャンセル料の発生時期は異なりますので、最終確定の期限は予約時に必ず各施設等に確認をしてください。

社員への通知は？

社員旅行の日程の通知はメールや書面で行いますが、出欠確認は代理店等への回答期限の1週間前を目途に行いましょう。

通知の際には、出欠の変更は基本的にはできない旨を明記してください。

直前での人数変更は、キャンセル料の発生だけでなく、宿の部屋割り、バス等の座席決め、それにアクティビティの内容の変更などをしなければならなくなる可能性があります。余計な手間が増えるので、人数は確定したら変更しなくても良いように社員へ徹底しておきましょう。

キャンセル料ってどのくらい？

キャンセル料が発生する期間での参加人数の減少、キャンセル料はいくらかかるのでしょうか。

観光庁と消費者庁が定めた標準旅行業約款によると、国内旅行で、パッケージツアーの場合には、旅行開始日の20日前からだと旅行代金の20%、7日前からで30%、前日は40%、当日50%、旅行開始後100%となっています。ただし、これはあくまで規定であって、日数やキャンセル料は各施設により異なりますので事前の確認は必須です。

この他に、代理店への手数料や、社員旅行のプランをオーダーした場合には、オプション等の企画料なども支払わなければなりませんし、交通機関を利用した場合の交通費にもキャンセル料がかかることがあります。

直前で参加人数が減るということは、それなりの費用がかかるのだということを頭に入れておきましょう。代理店との打ち合わせや見積時に、人数変更の期日やキャンセル等の費用についても確認しておくと良いでしょう。

1人分であればたいしたことのない額だとしても、人数が増えればその額もばかになりません。不要な支出を抑えるためにも、直前のキャンセルは避けたいところです。